WordPress

Использовать личный автомобиль в служебных целях компенсация

Использовать личный автомобиль в служебных целях компенсация - картинка 1
Предлагаем рассмотреть тему: "Использовать личный автомобиль в служебных целях компенсация", а на все дополнительные вопросы вам ответит дежурный консультант.

Использовать личный автомобиль в служебных целях компенсация

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
  • для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
  • для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Должен ли арендодатель платить НДФЛ с дохода от сдачи имущества в аренду?

Затраты на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях компенсируются работнику. Для покрытия расходов необходимо документальное оформление необходимости использования личного транспорта и подтверждение произведенных затрат. Возмещение расходов производится только работнику предприятия.

Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях

Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:

  • Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
  • Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
  • Видов затрат, оплачиваемых работнику.

Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.

Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.

Важно! Ежемесячные командировки на личном автомобиле не признаются систематическим использованием ТС.

Читайте также статью ⇒ Компенсация транспортных расходов в 2019 году.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Документальное оформление соглашения с конкретным сотрудником

Кроме общих документов по организации, необходимо согласие сотрудника на использование ТС с компенсацией расходов. Лицу предоставляются для ознакомления и согласования:

  1. Распоряжение руководителя об утверждении должностей с выездным характером работ.
  2. Инструкцию о должностных обязанностях сотрудника.
  3. Соглашение между руководителем организации и сотрудником об использовании личного ТС. Документ составляется в форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Допускается включение пункта в договор, что не является обязательным требованием данных трудового контракта (ст. 57 ТК РФ).
  4. Приказ о видах покрываемых расходов, сумме выплаты и нормах покрытия.

Работник может предоставить для служебного пользования любой транспорт – грузовой или легковой автомобиль, мотоцикл. Используется ТС, на которое имеется право собственности или доверенность на его управление. Для получения сумм в счет покрытия затрат работник должен проявить инициативу, написав заявление.

Размер предоставляемой работнику компенсации

Законодательством установлено право возмещения расходов сотрудника за эксплуатацию, износ ТС и расходов в связи с его эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Порядок выплат, проведения расчета сумм устанавливает работодатель по согласованию с сотрудником. Предприятие может покрывать затраты на эксплуатацию и ГСМ:

  1. Из расчета километража пробега ТС. Для подтверждения показаний спидометра необходимо иметь путевые листы. Применяется стандартная форма документа или бланк, разработанный предприятием и утвержденный приказом.
  2. Без учета километража. Подтверждением служебного характера поездки являются журналы учета передвижений, маршрутные или путевые листы. Ряд предприятий использует учет по лимитам, подтверждаемый служебными записками о передвижениях по одному маршруту. Сумма определяется расчетным путем, устанавливается единожды и не пересматривается при наличии постоянных перемещений на конкретные расстояния.

Документы, подтверждающие факт осуществления служебных поездок, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к формам первичного учета. При составлении документов должны присутствовать реквизиты предприятия, номера, даты, назначения с расшифровками, подписи ответственного лица.

Работник, получающий возмещение сумм расходов, должен предоставлять ежемесячный отчет о произведенных затратах. К отчету необходимо прилагать кассовые чеки по оплате расходов на приобретение ГСМ.

Приказ руководителя предприятия о размере выплачиваемой компенсации

Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:

  1. Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
  2. Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
  3. Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
  4. Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
  5. Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.

Особенности покрытия затрат при использовании транспорта по доверенности

Письменное разрешение на управление ТС, удостоверенное нотариусом, является законным основанием для его использования. Суммы возмещения затрат при использовании личного имущества освобождены от налогообложения. В отношении доходов, полученных при эксплуатации арендованной собственности, льгота не предусмотрена. При получении компенсации:

  • Сумма подлежит обложению НДФЛ.
  • Работодатель должен обложить сумму страховыми взносами.
  • Исчисленная сумма не уменьшает доходы при расчете базы по налогу на прибыль.

По мнению специалистов Минфина, ТС, управляемое по доверенности, не считается собственным имуществом. Льгота, предусмотренная ст. 217 НК РФ, не применяется. Сумма компенсируемых расходов облагается налогами.

Зам. директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин

Наряду с отрицательной позицией Минфина имеются положительные решения судебных органов, признающие право на получение оплаты затрат при управлении ТС по доверенности. Судебные органы признают право за работником на распоряжение ТС вплоть до использования в служебных целях.

Нормы покрытия расходов в 2019 году

Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2019 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.

Тип ТС, объем двигателяНорма возмещения, рубли
Легковой тип а/м с объемом двигателя до 2 тысяч куб. см1 200
Легковой тип а/м с объемом свыше 2 тысяч куб. см1 500
Грузовой тип а/мОграничение отсутствует
Мотоцикл600

Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.

Читайте также статью ⇒ Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2019.

http://atorcenter.ru/kompensatsiya-za-avtomobil/

Компенсация за автомобиль

Компенсация за использование личного транспорта сотрудника

Выплата компенсации за использование личного автотранспорта производится в случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Согласно ст. 188 ТК РФ, Письмам Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» и МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected] «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта» для обоснования выплат необходимо иметь следующие документы:

  1. отдельное письменное соглашение или указание в трудовом договоре, устанавливающее размер компенсации;
  2. приказ руководителя организации;
  3. копию паспорта транспортного средства, заверенную нотариально;
  4. доверенность собственника автомобиля (если работник использует транспорт по доверенности);
  5. должностные инструкции сотрудников, из которых понятно, что их работа связана с постоянными служебными разъездами.

Рекомендуется также составлять ежемесячный расчет суммы компенсации, свидетельствующий о том, что ее размер определялся применительно к каждому работнику исходя из марки автомобиля, цены топлива за литр (либо прилагать чеки с АЗС), расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля.

Кроме того, для определения суммы компенсации работник представляет в бухгалтерию организации также другие документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, например путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Многие организации не оформляют путевые листы, ссылаясь на Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57, где в составе документов, предоставляемых в бухгалтерию для получения компенсации, они не указаны.

В арбитражной практике встречаются случаи в пользу таких организаций, например в Постановлении ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8 суд признал правомерность включения в расходы суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля для служебной поездки без оформления путевого листа.

Вместе с тем о возможности признания данных расходов в целях налогообложения прибыли лишь при наличии путевых листов свидетельствуют Письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, от 13.04.2007 N 14-05-07/6 «О компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок».

Такой же точки зрения по вопросу применения путевых листов придерживаются специалисты налоговой службы (Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected] «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта», Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690 «О порядке учета затрат, связанных с содержанием, ремонтом и эксплуатацией арендованных транспортных средств»).

В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 суд указал, что необходимо обязательно оформлять путевые листы с отметками о служебных поездках.

Таким образом, в целях избежания споров с налоговыми органами рекомендуется оформлять путевые листы в соответствии с Постановлением Госкомстата России N 78.

Путевой лист можно составлять ежемесячно в случае, если такая периодичность его составления позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

В сумме компенсации работнику учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому руководитель организации в приказе самостоятельно устанавливает конкретный размер компенсации в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок. Дополнительно данные затраты не могут быть учтены в составе расходов.

Независимо от фактически скомпенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92. Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см компенсацию учитывают в пределах 1200 руб.

в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см, то сумма компенсации составит 1500 руб. в месяц.

Следует обратить внимание на то, что за время отсутствия работника на рабочем месте, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Это подтверждено Письмом Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, в котором, в частности, указано, что если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут ниже нормы компенсации, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации N 92.

Пример. Торговому агенту, использующему в служебных целях личный автомобиль с объемом двигателя до 2000 куб. см, приказом руководителя установлена компенсация в размере 1200 руб. в месяц. В период с 1 по 9 февраля 2007 г. торговый агент был в отпуске.

Рассчитаем компенсацию за использование личного автомобиля.

Поскольку в феврале 2007 г. 19 рабочих дней, то за один рабочий день сумма компенсации составит 63,16 руб. (1200 руб. / 19 дн.), а за 12 отработанных дней — 757,92 руб. (63,16 руб. x 12 дн.).

В целях налогообложения прибыли в расходы можно включить сумму 757,92 руб.

От обложения налогом на доходы физических лиц освобождены выплаты в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации N 92.

Начислять единый социальный налог и взносы на пенсионное страхование не нужно и при выплате компенсации сверх норм.

Связано это с тем, что единым социальным налогом (пенсионными взносами) не облагают:

все виды компенсаций (в том числе за использование личного автомобиля), выплачиваемых в пределах установленных норм (п. 1 ст. 238 НК РФ);

любые выплаты, которые не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Компенсация за использование автомобиля, выплачиваемая сверх установленных норм, налогооблагаемую прибыль не уменьшает и, следовательно, единым социальным налогом не облагается (Письмо Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192).

ООО «Столичный аудиторъ»

Договор аренды? можете сделать, только путевые нужны в любом случае.

Основание: ПИСЬМО МИНФИНА РФ от 17 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/125
2006-03-17 Е.В.Зернова
Проект «КонсультантБухгалтер»

Использование личного транспорта в служебных целях

Нередки ситуации, когда предприятия не располагают средствами на приобретение транспорта или, что еще чаще, автомобили необходимы им лишь время от времени и иметь их в собственности нецелесообразно. В таких случаях выходом из положения может стать использование личных автомобилей работников предприятия или их аренда. Рассмотрим, как арендная плата и компенсации за использование личного транспорта работников учитываются в целях налогообложения прибыли, облагаются НДФЛ и взносами во внебюджетные фонды.

Некоторые сотрудники для выполнения служебных обязанностей пользуются собственными транспортными средствами. Иногда это использование личных автомобилей сотрудников с выплатой компенсаций по установленным нормам, в других случаях — аренда автомобиля работника, в третьих — безвозмездное использование с возмещением работодателем фактических затрат на эксплуатацию транспортного средства.

Компенсации за использование личного транспорта работников

Статья 188 ТК РФ предписывает работодателю выплачивать компенсацию за использование личного имущества работника (в том числе и транспортных средств), а также возмещать расходы, связанные с его эксплуатацией.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Нормы компенсаций, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, приведены в таблице. Суммы, выплачиваемые работнику в пределах утвержденных лимитов, не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды, НДФЛ и уменьшают базу по налогу на прибыль организаций (см. табл.).

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя
(вне зависимости от того, отечественное
или импортное транспортное средство)

Норма компенсации
за месяц, руб.

До 2000 куб. см включительно

Свыше 2000 куб. см

Расходы на аренду транспорта

В соответствии с гражданским законодательством предприятие может заключить договоры аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа. В каждом случае с сумм выплат в пользу арендодателя надлежит удержать НДФЛ, кроме того, расходы на арендную плату уменьшат базу по налогу на прибыль.
В то же время при выплате физическому лицу — арендодателю дохода в виде арендной платы за использование транспортного средства по договору гражданско-правового характера организация — налоговый агент может на основании письменного заявления арендодателя предоставить ему профессиональный налоговый вычет.

Безвозмездное использование транспортного средства

Пример. Предприятие получило в безвозмездное пользование автомобиль. Сумма расходов по его эксплуатации включается в себестоимость продукции предприятия. Кроме того, предприятие арендовало аналогичный автомобиль за 12 000 руб. в месяц. Налоговая инспекция может начислить данному предприятию налог на прибыль в сумме 2400 руб. (12 000 руб. x 20%) с суммы дохода от безвозмездного использования имущества.

Каждый из рассмотренных вариантов учета расходов, связанных с использованием для производственных нужд личных транспортных средств работников, имеет свои достоинства и недостатки. Целесообразность применения конкретного варианта должна оцениваться с учетом рисков возникновения спора с налоговыми органами и возможности вовлечения в судебные разбирательства.

http://warmedia.ru/%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BF%D0%B5%D0%BD%D1%81%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B7%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%BE%D0%B1%D0%B8%D0%BB%D1%8C/

Литература

  1. Басовский, Л.Е. История и методология экономической науки. Учебное пособие. Гриф МО РФ / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 773 c.
  2. Саушкин, Ю. Г. История и методология географической науки. Учебное пособие / Ю.Г. Саушкин. — М.: Издательство МГУ, 2014. — 424 c.
  3. Хропанюк, Валентин Теория государства и права / Валентин Хропанюк. — М.: Димов, Ткачев, Дабахов, 1996. — 384 c.
  4. Темнов, Е. И. Теория государства и права / Е.И. Темнов. — М.: КноРус медиа, 2014. — 589 c.
  5. Кутафин, О. Е. О. Е. Кутафин. Избранные труды. В 7 томах. Том 6. Субъекты конституционного права Российской Федерации как юридические и приравненные к ним лица / О.Е. Кутафин. — М.: Проспект, 2011. — 336 c.

Добавить комментарий

Мы в соцсетях

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях